IT部门少花钱多办事十四法则

  眼下也许正是向公司表明如何利用开源软件、虚拟化、云计算或软件即服务(SaaS)节省资金的大好时机。被逼到悬崖边缘的高层管理人员可能乐于接受这种想法。简而言之,眼下是IT显示其真正价值的时候。

  数据管理服务提供商DataMotion公司的首席运营官Patti Dock说: “IT人员在今年应当鼓起勇气、采取行动,表明IT如何能够提高业务效率。”

  下面这14个方法可以帮IT部门少花钱、却获得同样或更好的效果――同时在这过程中对员工没有不利影响。

  想少做事,第一步就是弄清楚IT部门的实际负担。换句话说,查清楚维持系统正常运行所需要的全部资源。

  作为一家服务公司,Smith所在公司需要接手大企业内部的IT运营工作,帮助每个经理管理好员工在来年的工作时间。然后,Smith会把结果交给管理班子。项目清单中的项目数量总是很多,人手总是不足。管理人员只好公开讨论资助哪些项目、砍掉哪些项目。

  Smith表示,他领导的团队经常在不到三个月的时间里把每家企业的IT预算削减10%到20%。“我们帮助大家认清一点: IT并不是不可捉摸的东西。一旦业务部门理解了IT,他们再也不会事后对IT说三道四了,因为做出决策的是业务部门自己。”

  多年来,IT经理学会了战略思考、长远规划。福赛思解决方案集团(Forsythe Solutions Group)的IT战略主管Joe Wolke表示,但对许多企业来说,未来就是眼前。

  他说: “如果IT部门今年的任务是减少开支,那么三五年后才能获得丰厚回报的项目毫无意义。”

  如果手头上的某个复杂项目前后历时多年,就应当分成多个部分,找出短期回报最大的部分,然后先实施这些部分。世界变化太快了,别把赌注压在可能永远都无法获得的长期回报上。他说: “一定要务实。从长远来看,对项目进行局部优化可能存在风险,但如果担心公司无法长期经营下去,做出这个选择实乃明智之举。”

  面对业务部门提出的技术要求时,许多IT部门根本不会拒绝。结果是,内部维护和服务协议的要求远远超出了维持业务运行的要求。

  Wolke说: “许多公司把钱花在了高出预期目标的维护上。如果问客户他们想要什么级别的服务,他们总会说‘7×24’(每周七天、每天24小时)。你要与客户一起坐下来,问问‘如果该系统星期天凌晨2点出故障,真需要有人过来解决吗?还是可以等到星期一上午7点再解决?’”

  Technisource管理服务公司的总经理John Baschab建议IT经理在与业务部门相关人员会谈时,带上一份服务清单,每项服务都要注明成本和使用量方面的统计数字。

  他补充说: “你可以这么讲‘建议取消周末和深夜支持服务,因为花费很大,每个小时只能受理四个客户电话。’如果你让对方有机会自行选择,就极有可能洽谈成功。”

  Wolke表示,对内部服务有合理预期也能让IT人员少折腾: “要求员工每周七天、每天24小时维护系统,而且走到哪里都要带着手机,IT操作人员会被折腾坏。”

  数据需求在与日俱增,恐怕也没必要现在购买更多的存储资源,特别是在几年后才能获得投资回报的情况下。

  存储软件开发商APTARE的CEO Richard Clark强调,大多数企业只用了存储资源中30%到45%――而且数量众多的存储资源没有被收回来。他说: “精明的企业会非常善于分析,了解实际上有多少存储资源可以使用。而不是只了解分配多少存储资源。这就能大幅节省成本支出。”

  IT成本优化解决方案提供商Apptio的CEO Sunny Gupta表示,另一个措施就是清除无用数据。

  他说: “谁都知道这么做,但真做起来很难,因为这牵涉到不同部门。要让员工查遍所有网络存储或应用存储系统,把不再需要的数据扔掉或归档。存储成本高昂――管理1GB数据需要7到12美元,而且每年在以30%到50%的速度增长。从每个员工那里收回数GB的存储空间就能节省20万美元或更多。”

  谁都知道采用开源软件的好处,也知道面临的风险。为Java应用开发开源集群产品的Terracotta公司的CEO Amit Pandey表示,开源软件已在企业环境方面取得了长足发展。

  Pandey说: “现在有一些非常好的开源产品可以替代Weblogic等整体式JEE应用服务器。Spring、Jetty和Tomcat等轻型组件不但可以节省前期成本,还大大减少了开发工作。与之相似的是,如果MySQL等开源数据库结合高性能的内存数据管理解决方案,就能取代价格昂贵的数据库,从而大幅节省许可费和日常支持成本。”

  Balfour Beatty公司的CIO Kasey Bevans说: “Jitterbit的解决方案提供了与竞争解决方案同样可靠的架构,总体拥有成本却低得多。除了集成到ERP外,我们还能够直接使用Jitterbit,不需要太多培训,就能让银行交易过程实现自动化。”

  Solstice Consulting公司的执行合伙人Schwan表示,使用开源软件取决于几个因素,包括法规遵从和安全要求以及对该软件的支持有多广泛。

  Schwan说: “能够指望哪个开源软件通常要看背后支持的社区规模有多大、讨论和活跃度如何、新版本或新特性多久能出现,开源社区投入得越多,投资该开源软件就越安全。”

  资本预算比以往任何时候都来得紧张,因此对数据中心全面改造可以等一等。但IT部门照样可以用翻新或二手设备,无需花很多钱就能增加功能和容量。

  经销二手网络硬件的全球分销商Vibrant Technologies公司副总裁Corey Donovan说: “更新服务器和网络耗时很长,更不用说耗资巨大了。所以,越来越多的IT经理在最大限度地利用现有硬件,而不是进行全面升级。对内存、硬盘和CPU等零部件的需求远远超过了对完整系统的需求。我们的客户在最大限度地利用已安装硬件,并从二手市场购买这些零部件,节省了至少50%的费用。”

  Technisource公司的Baschab表示,如果翻新旧系统不是办法,那就去买倒闭企业的技术资产,也许能最大限度地利用IT资金。Baschab说: “清算人很想卖掉资产,这些二手设备的市场竞争不是很激烈。可以趁此机会淘到一些非常划算的设备。”

  福赛思解决方案集团的Wolke表示,即使对数据中心的一部分进行虚拟化,也能节省机架空间、电源及冷却、维护和灾难恢复等方面的费用,还能提高灵活性。不过他也提醒,不是什么都可以虚拟化的。

  Wolke说: “要是资产没有到折旧年限,或者折旧年限延长、避免了资本费用,虚拟化不会削减硬件成本。”快到生命周期末期的服务器最适合虚拟化了。

  但Apptio公司的Gupta提醒,别指望通过采用虚拟化来迅速解决预算问题。他说: “试图采用虚拟环境不是最容易的事情。前期投资会更多,而且在较长时间后才能获得回报。公司可能在头两年要投入更多的时间和精力来处理人员和服务器问题、软件许可证以及虚拟环境的管理。但如果作为中长期战略来部署,虚拟化可以为客户省钱。

  Apptio公司的Gupta强调,预算紧张反而为清理无力支持的冗余或遗留应用程序提供了一个机会。

  Gupta对竭力削减成本的IT经理的第一个忠告就是“找出不再使用或者很少使用,但是仍占用基础架构、支持人员、许可费和管理费用的应用程序。把它们清除掉,收回许可费,并从预算中划掉。”

  福赛思解决方案集团的Wolke补充说: “合理化精简应用程序向来是难题。公司有多少个不同的工资或客户关系管理系统?实际上很少有系统被清除。但目前这样的经济环境往往促使业务主管们果断行动,表示‘不管喜不喜欢该应用程序,都得清除掉。’眼下正好可以停用昂贵硬件、腾出数据中心的场地,不必要求公司内部拥有某些技能。”

  主机托管和应用管理提供商NaviSite的首席营销官Rathin Sinha表示,现在是清除还在付费、但其实没人在用的应用软件的时候了。

  云计算只需要少许成本,就能提供功能完备的数据中心具有的优点。但与虚拟化一样,云计算也并不是适合所有的应用或者对法规遵从或安全要求很高的企业的。

  Gupta说: “利用云计算可以节省成本,但这种观点也不是绝对的。如果是一家金融服务公司或《财富》100强公司,就要认真考虑云计算的数据安全性、可靠性和可用性。”

  Ian Knox是提供基于云的虚拟实验室的Skytap公司的产品管理主管。他建议,如果真决定要迁移到云,应当从未得到充分利用、成本很高的IT环境入手。“像应用开发和测试环境这些动态环境非常适合迁移到云,因为很容易根据需要来增加或减少容量和费用。”

  Solstice Consulting公司的Schwan表示,公司使用云计算来模拟客户环境以便测试软件,而成本只有传统解决方案的一小部分。

  他说: “过去,我们得购置服务器,还要把客户软件装在服务器上。现在可以通过GoDaddy服务来启动虚拟机,每月费用不到40美元; 或者通过亚马逊的EC2服务,使用功能全面的微软SQL Server,每小时的费用还不到1美元。现在人们绝对可以充分利用这样的服务,只有需要时才付费。”

  他补充说: “花旗银行或星巴克会在两三年内扔掉企业基础架构、迁移到云吗?恐怕不会。但是我确实认为,这些大企业开始通过测试环境投资于云计算。”

  与云计算一样,使用软件即服务(SaaS)取代企业应用软件可以减少固定成本,提高灵活性。

  但Apptio公司的Gupta表示,SaaS通常更适用于还没有在应用软件(如SaaS提供商提供的那些应用软件)上投入大笔基础设施投资的小企业。

  他问道: “如果公司在关注一类新的应用软件,又没有这方面的人员或专长,既然可以用可变的成本结构,为什么要用固定成本结构来构建内部开发小组呢?用SaaS缩减开支要容易得多。”

  Schwan强调,有些SaaS应用软件(如客户关系管理和销售队伍自动化)比另一些应用软件来得成熟。他建议IT经理不妨从集成度很好的SaaS应用软件入手,那样他们就能熟悉这种环境。

  敏捷开发生命周期管理方案提供商Rally Software公司的首席技术官Ryan Martens表示,敏捷开发等快速软件开发方法可以花更少的成本和人力、更快见效。

  他说: “与采用瀑布方法的传统项目相比,敏捷软件开发方法加强了合作,提高了工作效率,加快了产品上市速度,而且更符合总体业务要求。”

  敏捷开发避开了项目里程碑和长远规划,主张每天与业务部门相关人员碰面,致力于每个月都要拿出可以交付的产品。Rally Software公司委托QSM Associates进行的一项调查显示,在软件缺陷数量相同的情况下,使用敏捷方法的小组交付软件的时间缩短了37%。

  Technisource公司的Baschab表示,但快速开发也有其不足,尤其是在受到严格管制的行业。要不要采用敏捷方法取决于涉及的风险和要求遵从的法规。

  他强调: “有些公司比较适合使用敏捷开发。首先确保符合法规遵从的所有要求。我不希望像美国宇航局或金融服务公司这样的机构用它。”

  让员工提高工作效率的一个方法就是让他们尽量少用电子邮件。据Osterman Research公司声称,单单为了管理电子邮件,每个办公室职员平均每年要花掉847个小时,占了40%多的工作时间。

  提供网络应用软件来跟踪问题和缺陷的AdminiTrack公司总裁Krishen Kota表示,问题不只在于员工在浪费太多时间,还在于用邮件处理不该处理的任务。

  Kota说: “许多员工通过电子邮件参与小组讨论,然后试图通过邮件、而不是使用集中式系统来跟踪任务。结果就是,邮件发来发去,越来越混乱,工作效率也越来越低。这就像好多人发出来的一大堆乒乓球在多个表面上飞快地弹来弹去。”

  他表示,一种比较好的方法是采用面对面讨论或者电话会议的形式,以便更有效地管理每个人的时间: “影响工作效率的沟通总是避免不了的,不过在沟通之前想一想哪种沟通方法更有效,就能够大幅提高工作效率。”

  如果还没有回头联系主要的供应商、洽谈更优惠的交易,现在无疑是大好时机。Technisource公司的Baschab表示,就算供应商已给了公司最大优惠,还是可以提供不用它花钱的一些东西,比如额外培训、邀请参加重大活动的名额,甚至免费咨询服务。

  他说: “如果供应商已经在为10个人开培训课程,加一个人也不会让对方破费太多。供应商可能在赞助某次活动或大会,一些多出来的通行证可以给部门主管,可以转手把通行证送给员工; 他们会心怀感激: 因为即使在这么困难的时期,公司还是愿意在他们身上投资。

  同时,咨询公司可能有一些专家在随时待命,他们在等任务派来时,可以为公司的内部项目提供咨询。问一下现在能不能利用他们的专长,等公司经济条件宽裕了再补偿。

  如果今年没有加薪,就要想办法降低员工每天来上班的成本。Baschab强调: “降低员工的因公开销其效果相当于变相给他们加薪。”

  比方说,允许穿便装上班可以减少员工的干洗费,而远程办公可以为员工节省燃油费或通行费。Baschab强调,如果需要一些面对面的交流,思科网真会议(TelePresence Meeting)解决方案等应用软件或者甚至Skype 4.0和网络摄像头都可以让在家办公的员工“步入会议室”。

  DataMotion公司的Patti Dock补充说,远程办公不但比较环保一点,还能提高工作效率。

  Dock引用“绿色地球”组织的统计数字时强调: “美国员工每年花在交通高峰期间上下班途中的时间平均为47个小时。所有员工加起来,每年浪费在路上的时间多达37亿个小时,燃油也多达230亿加仑。公司需要积极行动起来,实施让员工可以远程、安全、更省钱地工作的高效技术。”

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